Datenschutzordnung

Datenschutzordnung des Kultur- und Faschingsvereins Seebenisch e. V.

Präambel

Der Kultur- und Faschingsverein Seebenisch e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

  • 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

  • 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
  • Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Sektions- und ggf. Gruppenzugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
  • Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Dachverbänden, wie zum Beispiel Bund Deutscher Karneval e. V. (BDK) und Verein Sächsischer Carneval (VSC), werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme an Meisterschaften/ Turnieren der Verbände beantragen (z.B. Beantragung/Nachweis von Tanzausweisen) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen
  • Im Rahmen von Meisterschaften, Turnieren, öffentlichen Tanzveranstaltungen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein personenbezogene Mitgliederdaten an den Veranstalter.
  • 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  • Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
  • Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Turnieren des karnevalistischen Tanzsports, Ergebnisse von Turnieren, Meisterschaften, öffentlichen Veranstaltungen.
  • Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  • Auf der Internetseite des Vereins können die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Sektionsleiter, Gruppenverantwortlichen sowie Übungsleiterinnen und Übungsleiter (z.B. Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) veröffentlicht werden.
  • Sponsoren und Spender werden entsprechend unserer Satzung und dem abgeschlossenen Sponsorenvertrag behandelt.
  • 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

  • 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  • Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Personen im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Sektionsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  • Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  • Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches z. B. das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

  • 6 Kommunikation per E-Mail
  • Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein für die Vorstände einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  • Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
  • 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Sektions- und Gruppenleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten, indem eine solche Verpflichtungserklärung zu unterschreiben ist.

  • 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

  • 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  • Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den Administratoren sowie benannten verantwortlichen Personen.
  • Die verantwortlichen Mitglieder der Öffentlichkeitsarbeit sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  • Für eine eigene, private Webseitengestaltung/lnternetauftritte einzelner Vereinsmitglieder erklärt sich der Kultur- und Faschingsverein Seebenisch e. V. ausdrücklich als nicht verantwortlich und auch nicht haftbar.
  • 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen vorgesehen sind, geahndet werden.
  • 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 19.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.